AIM - vägen från behov till resultat

Aktiv Informationsmetod (AIM) är en metod för att analysera, producera och hantera information. Resultatet av en analys är en tydlig karta över problembild och lösning, dvs vilken information som behövs, hur den ska struktureras och hur den ska produceras.

Metoden har utvecklats av Sjöland & Thyselius och vi använder AIM för att hjälpa våra kunder att skapa komplett och begriplig information, till exempel produktdokumentation, interninformation eller ett automatiserat dataflöde i ett administrativt program.

Information är ofta ett abstrakt och svårfångat begrepp. Vår viktigaste roll är att göra information till någonting konkret och se till att inga viktiga frågeställningar förbises. Det gör vi genom att ställa de viktiga och besvärliga frågorna på ett tidigt stadium. Genom att använda AIM kan vi tillsammans säkerställa att den information som produceras verkligen är den som behövs.

Nyttan med AIM

AIM säkerställer att rätt information (data, text, bild etc) når definierade målgrupper i tid och genom den mest effektiva kanalen.

AIM gör också att informationen anpassas till kundens perspektiv, t.ex. hur ett system används för att lösa konkreta uppgifter istället för att bara beskriva hur ett system fungerar. Genom att ta användarnas perspektiv kan vi också strukturera informationen på ett för kunden logiskt sätt.

AIM kan till exempel användas i ett produktutvecklingsprojekt för att identifiera vilken information som behöver produceras. Utgångspunkten är de roller som kommer att behöva information om den nya produkten (t.ex. kund, säljorganisation och förvaltning). Målgruppernas informationsbehov analyseras och jämförs. Resultatet är exempelvis en gemensam stomme av dokumentation som kan återanvändas mellan de olika mottagarna, vilket spar tid och pengar jämfört med att producera en specifik dokumentation för varje målgrupp. Vi definierar också en konkret handlingsplan för hur dokumentationen ska tas fram på ett effektivt sätt.

Sju steg mot tydliga svar

Analysen görs i sju steg som täcker alla faktorer som kan påverka informationen. Resultatet är olika beroende av projekt men kan t.ex. vara en dokumentplan, kravspecifikation eller en handlingsplan för hur uppsatta mål ska nås, dvs vad som måste göras för att målgruppen ska få sin information på bästa sätt.

Analysen omfattar följande steg:

• Fasta ingångsvärden – avgränsningar och fasta förutsättningar som befintlig infrastruktur, policyer etc.
• Målgrupper – informationsbehov för olika målgrupper, både människor i olika roller och stödsystem.
• Informationstyper – typer av information som olika målgrupper behöver för att kunna lösa sina uppgifter i sin situation.
• Informationsstruktur – till exempel en webbkarta för en hemsida eller en dokumentportfölj för en produktsvit.
• Distribution – rätt kanal och format för varje mottagare.
• Produktionsflöde – lösning för produktion, publicering, lagring och uppdatering av information.
• Infrastruktur – behov av utvecklingsverktyg eller stödsystem.

Analysen utgår från målgrupperna. Det gör att diskussionens fokus hamnar på vilken information målgruppen behöver, hur de söker information och vilka kanaler de vill eller kan använda för att ta emot informationen. Fokus flyttas därmed från traditionella resonemang om verktyg, projektmetoder och ”hur vi jobbar idag”.

Kontakt

För mer information om AIM och hur metoden kan hjälpa er, vänligen kontakta Erik Eklöf, tel 08-587 623 00.